Ugotovili smo že, da je prepoznavanje in izkoriščanje znanja v podjetju ali organizaciji ključnega pomena, če želimo od sodelavcev dobiti kar največ. Naj spomnim, gre za usmerjanje zaposlenih v tiste aktivnosti in naloge, pri katerih bodo lahko maksimalno izkoristili svoje zmožnosti. Od zaposlenih na delovnih mestih namreč pričakujemo, da bodo znali dodeljene naloge ne samo uspešno opraviti, temveč da bodo tudi iniciativno predlagali izboljšave ter pri tem s pozitivnim pristopom pomagali ustvarjati kreativno delovno okolje.
Učinkovit pristop k izkoriščanju znanja
Letni razgovori, kot kontinuirani dialogi, so najbolj uporabna, merljiva in učinkovita metoda za prepoznavanje in izkoriščanje znanja. Govorimo o uporabnem in učinkovitem orodju, ki pripomore k uspešnejšemu delu posameznikov, skupin in celotnega podjetja, kar potrjujejo mnoge empirične raziskave, ne glede na velikost in dejavnost podjetja.
Pri vsakoletnih inventurah preverjamo stanje bodisi zalog materiala, bodisi osnovnih sredstev. Kako pa se ukvarjamo z ljudmi? Ali opravljamo inventure kadrovskih virov? Ko enkrat pridemo do zavedanja, da brez ljudi in njihovega potenciala ne samo, da ne bomo preživeli, temveč tudi ne bomo mogli rasti in se razvijati, potem je edina pot, da k razvoju kadrov pristopimo celovito. Letni razgovori predstavljajo takšno inventuro, ki je obenem prvi korak k upravljanju s kadri. Na osnovi letnih razgovorov gradimo ustvarjalno delovno okolje ter oblikujemo zadovoljne kadre, s katerimi bomo dosegali konkurenčno prednost in povečevali storilnost.
Kakšne ljudi si želimo?Izvajanje letnih razgovorov je zahteven projekt, pri čemer obstaja nevarnost, da postanejo sami sebi namen. Podjetje mora imeti jasno zastavljene cilje, kaj želi doseči in kako bo to doseglo. Letni razgovori ne smejo postati administrativna naloga, ki nam vzame nekaj časa na začetku leta. Slednje se lahko kar hitro zgodi v obdobju, ko so letni razgovori že utečeni in ko se pojavijo prvi pomisleki, če so sploh še smiselni.
Izzivi pri letnih razgovorih – pomembno je vztrajati
Letni razgovor je sistematičen, organiziran in vnaprej dogovorjen pogovor med zaposlenim in njegovim vodjem oz. za to usposobljeno osebo. Ni nek naključen, neformalen pogovor, takrat, ko imata oba slučajno čas. Zato mora biti skrbno premišljen, načrtovan in dokumentiran. Načeloma smo seznanjeni z nameni in koristmi izvajanja letnih razgovorov. Kot kaže praksa, v podjetjih poznajo namen letnih razgovorov, poznajo dobre prakse in večina tudi že ima konkretne izkušnje pri izvajanju. Vendarle pa je poznanih mnogo primerov, ko so bili letni razgovori po dveh ali treh letih izvajanja opuščeni. Razlogov je več, lahko pa naštejemo nekatere med njimi:
- Niti vodje niti sodelavci niso vključeni v razvoj in uvedbo projekta letnih razgovorov oziroma niso dovolj usposobljeni ali podučeni o njihovih namenih, ciljih in aktivnostih.
- Ker se v okviru letnih razgovorov ne pogovarjamo samo o uspehih, temveč tudi o pomanjkljivostih, ki jih je potrebno izboljšati ali odpraviti, to povzroča nelagodje ali slabo voljo, še posebej, ko se zahteva, da se dogovori zapišejo in arhivirajo kot podlaga za prihodnje uresničevanje.
- Domnevanje, da sodelavce že dovolj poznamo in se ne da narediti ničesar več, kar bi izboljšalo njihovo storilnost in zadovoljstvo.
Dileme kot so, kaj konkretno narediti po izpeljavi letnih razgovorov so pogoste. Največjo težavo predstavlja informacijska nepokritost. Po izkušnjah sodeč, se letni razgovori še vedno izvajajo v tiskanih oblikah, na obrazcih, ki se izpolnijo, podpišejo in pospravijo v predale. Naslednje leto jih vodje raztreseno iščejo, v najslabšem primeru pet minut preden sodelavec vstopi v pisarno. Da bi bila situacija še toliko bolj zapletena, so obrazci letnih razgovorov nestrukturirani, preobsežni ali pomanjkljivi. Velikokrat so samo posnetki praks iz drugih poslovnih okolij. Zaradi neustrezne informacijske podpore si v podjetjih pomagajo z enouporabniškimi orodji, na primer z Excelom, ki pa so preveč statična, neprilagodljiva in nepovezana.
Dobre prakse pri informacijski podpori letnim razgovorom
Ko smo v Kopi razvijali informacijsko podporo letnim razgovorom, smo izhajali iz naslednjih izhodišč: informacijska podpora letnim razgovorom mora biti uporabna, enostavna, razumljiva za uporabnike, prilagodljiva in razširljiva ter mora imeti dodano vrednost. Omogočili smo dva vidika in sicer t.i. transakcijski del in spletni del, s čimer smo pokrili tako potrebe strokovnih služb na kadrovskem področju kot potrebe vodij, ki pristopajo k izvajanju letnih razgovorov.
Pomembne gradnike informacijske podpore so predstavljale naslednje posebnosti, ki smo jih pri razvoju upoštevali:
- Letni razgovori se izvajajo najmanj enkrat na leto. Možno je, da jih izvajamo v dveh delih, na primer v začetku leta, ko določimo cilje in kompetence ter v drugi polovici leta, ko ocenimo polletne naloge in opredelimo nadaljnja izobraževanja.
- Letne razgovore izvajajo vodje, ki ne poznajo ali ne uporabljajo transakcijskih orodij, zato je pomembno, da pripravimo takšen vnos, ki bo enostaven, uporaben in prijazen očem ter lahko in hitro dostopen.
- Podatki v okviru letnih razgovorov se lahko tekom leta spreminjajo, zato je bilo potrebno za vodje omogočiti dnevne vnose z neomejenim dostopom, za kadrovike pa možnost spremljanja sprememb, ki nastajajo tekom leta.
- Podatki v okviru letnih razgovorov so zaupne narave, poleg tega so tukaj vključeni še ostali osebni podatki, ki morajo biti primerno varovani. S tega vidika smo poskrbeli za visoko raven zaščite podatkov prek varnostne sheme.
- Če hočemo, da bomo iz podatkov dobili uporabne informacije na ravni podjetja morajo biti področja čim bolj strukturirana, da jih lahko neproblematično statistično ali kako drugače obdelamo. Letni razgovor je vendarle pogovor, zato naj bo tako tudi izpeljan - pogovor na štiri oči in ne pod mentorstvom računalnika. Slednje pomeni, da je struktura letnega razgovora tako enostavna in pregledna, da omogoča tudi hitro sprotno vpisovanje.
- Letne razgovore izvajamo v povprečju enkrat na leto, zato se lahko v vmesnem času, od razgovora do razgovora, veliko stvari pozabi. Poskrbeli smo, da so v posameznih sklopih letnega razgovora vedno na voljo elektronska navodila.
- Letni razgovori so prilagojeni posebnostim in zahtevam podjetja ter različnim vlogam uporabnikov, zato mora biti rešitev razširljiva in prilagodljiva ter povezana v kadrovski informacijski sistem, ki celovito podpira upravljanje s človeškimi viri.
Če želite, da vam informacijsko podporo letnim razgovorom predstavimo oziroma bi želeli izvedeti več infomacij o rešitvi in dobrih praksah, nam to prosim sporočite na elektronski naslov:
lidija.breznik@kopa.si.
Avtorica: mag. Lidija Breznik, raziskovalka in svetovalka v KOPA d.d.
