V procesu pregledovanja, potrjevanja ter distribuiranja dospele pošte se izognemo delu z dokumenti v papirni obliki. Preprečimo morebitno izgubo dokumentov in povečamo učinkovitost dela z dokumenti, saj so naslovniki in pooblaščene osebe o dospeli pošti obveščeni v elektronski obliki (elektronska pošta), dospela pošta pa jim je v istem trenutku na voljo na centralnem mestu. Sistem je naravnan tako, da je uporabnikom v vsakem trenutku omogočen dostop do dokumentov in statusov posameznega dokumenta (skeniran, pregledan, potrjen, ....). S tem je zagotovljena sledljivost dokumentov, hkrati pa je uporabnikom sistema s pomočjo enostavnega iskalnika po različnih kriterijih omogočen dostop do celotnega arhiva dokumentov, seveda v skladu s pravicami dostopa posameznega uporabnika.

Glavne prednosti aplikacije:   

- arhiv vseh dokumentov na enem mestu,
- ni izgube dokumentov,
- velik prihranek časa,
- dostop do arhiva preko spleta,
- zmanjšanje stroškov prenosa dokumentov do pooblaščenih oseb,
- avtomatsko številčenje dokumentov,
- enostavno in hitro iskanje posameznih dokumentov po njihovih lastnostih,
- elektronsko obveščanje oseb, ki jim je dokument namenjen,
- elektronsko potrjevanje dokumentov pooblaščenih oseb,
- visoka stopnja varnosti.