Učinkoviti delovni postopki z brezpapirnim poslovanjem v podjetju LIP Bled d.o.o.

SLO ENG 

X

AKTUALNO

KOPA novice

 
Učinkoviti delovni postopki z brezpapirnim poslovanjem v podjetju LIP Bled d.o.o.

ponedeljek, 18. maj 2020    |    Poslovna področja, Rešitve, UTRIP.pro

Podjetje LIP Bled d.o.o. je že pred desetletjem prešlo na digitalno poslovanje z dokumentnim sistemom KOPA ODiP. Kakšni so rezultati? Brezpapirno poslovanje je optimiziralo delovne postopke, ki se dnevno izvajajo v podjetju. Postopki, kot so plačilo računa, izdelava dobavnice ali izdaja naročilnice, zdaj potekajo bistveno hitreje, preglednejše in zanesljivejše.

Ključni cilj urejenega brezpapirnega poslovanja je optimizacija poslovanja. Programska rešitev KOPA ODiP to zagotavlja s previdnim in zanesljivim rokovanjem z dokumenti – in sicer vse od trenutka, ko jih prejmete, do trenutka, ko jih shranite v arhiv. Pri tem v vsakem trenutku omogoča vpogled v to, kje se posamezen dokument nahaja ter kdo ga je obravnaval ali potrjeval v preteklosti.

Je kot zanesljiv sodelavec. Poskrbi, da so naloge izvedene v predvidenih rokih, pristojne osebe ustrezno obveščanje, odgovornost jasna in procesi transparentni. S tem optimizira delo zaposlenih, ki imajo po novem več časa za kreativno delo, in posledično poveča produktivnost celotnega podjetja.

KOPA ODiP se kot zanesljiv partner izkaže tudi, kadar je podjetje soočeno z dokumentom v papirni obliki. Za razliko od drugih podobnih rešitev namreč omogoča neposreden prenos neelektronskih dokumentov v elektronsko obliko. S tem minimizira možnost napak, ki se sicer lahko pojavijo pri papirnem poslovanju ali ročni pretvorbi dokumenta v elektronsko obliko.

V podjetju LIP Bled d.o.o. so KOPA ODiP sprva uporabljali za potrjevanje prejetih računov, kasneje pa so ga razširili s funkcionalnostjo za vodenje ISO dokumentacije, vključevanje zunanjih sodelavcev in presojevalcev ter potrjevanje dobropisov in reklamacij.

Prav spremljanje reklamacij je kompleksen postopek, saj vključuje informacije z ogleda objekta ali izdelkov pri kupcu, dokumente in podatke (slike, e-poštna sporočila …), stike in kontaktne informacije, kar je vse povezano z reklamacijskim zapisnikom in morebitnim dobropisom. »Dobropis in reklamacijski zapisnik generiramo v poslovnem informacijskem sistemu, nato pa se prenese v dokumentni sistem za potrjevanje. Po izvedi potrditvenega postopka v elektronski obliki se informacija samodejno prenese v poslovni sistem,« razloži Stane Mihelčič, član kolegija za področje informatike podjetja LIP Bled d. o. o. in prokurist podjetja Topinfo.

Upravljanje reklamacijskega postopka prek standardnega delovnega toka v dokumentnem sistemu Kopa ODiP podjetju prinaša hitrejše in bolj pregledno delo. »V reklamacijske postopke je vpletenih veliko oseb. Sedaj je povsem razvidno, kje se zadeve zadržujejo, kdo ni potrdil, tudi za nazaj je vse dokumentirano,« dodaja Mihelčič. Z informacijami na enem mestu lažje ugotavljajo, zakaj nastajajo reklamacije ter hitro dostopajo do zgodovinske dokumentacije za delo s strankami.

Povečanje učinkovitosti

Z avtomatizacijo postopkov podjetje LIP Bled d.o.o. prihrani na času obdelave dokumentov, povečuje dobičkonosnost zaradi zmanjšanja možnosti napak in odzivnost ekipe. V sistemu Kopa ODiP so povezali tudi delovne naloge z naročilnicami za montažo ter prejete račune za storitve montaže. Tako vzdržujejo učinkovit pregled nad zahtevanimi in dejansko izvedenimi deli ter računi, ki jih izstavljajo zunanji partnerji.

Velika dodana vrednost je arhivski sistem. V internem arhivu so shranjeni dokumenti, ki niso več predmet sprememb, na primer računi iz preteklih let, pogodbe, rešene reklamacije in podobno. V arhivu se nahaja celoten zbir informacij, kot so meta podatki, revizijska sled, pripete datoteke in povezave na druge dokumente. Arhiv ne dovoljuje sprememb, omogočeno je le iskanje in pregledovanje dokumentov, vključno z dostopanjem do referenčnih dokumentov.

Partnerstvo s podjetjem Kopa d.d.

Programsko rešitev ODiP (Obvladovanje Dokumentov in Procesov) smo v Kopi razvili pred 12 leti. »Podjetja, ki uporabljajo ODiP si danes ne predstavljajo več dela brez njega. Nanj imajo vezane svoje delovne procese, ki so po implementaciji pohitrili delo za 30% ali več. Pomembnost digitalizacije dokumentnih sistemov se še posebej kaže v zadnjih letih, ko poslovanje prehaja na elektronske račune in e-dokumente,« komentira Dušan Rus, direktor podjetja Kopa d.d.

Programska rešitev Kopa ODiP omogoča hitro, preprosto in kakovostno podporo poslovnim procesom. Z njim z lahkoto ustvarjate in obvladujete dokumente ter poskrbite za standardizacijo postopkov. Ob njegovi implementaciji se definira odgovorne osebe za posamezen korak procesa in tako zagotovite kakovost obdelave dokumentacije in procesov. Hkrati se določi pravice do upravljanja in vpogleda dokumentov in s tem zagotovi varnost obdelave. Nepooblaščene osebe tako ne morejo dostopati do dokumentacije (npr. pogodb, ponudb, računov …) in procesov, do katerih nimajo pooblastil. Kopa ODiP je intuitiven, mobilen in neodvisen sistem. Uporabljate ga lahko na različnih napravah (namizni računalnik, tablice, pametni telefon). Z vmesnikom je poskrbljeno delo v slovenskem, srbskem in angleškem jeziku, možna je tudi prilagoditev v druge jezike.

 

Članek je objavljen v reviji Ekodežela, izdaja Gozd in les, maj 2020, št. 05. 

Učinkoviti delovni postopki z brezpapirnim poslovanjem v podjetju LIP Bled d.o.o.