Kopa ODiP - Kopa

Ali izgubljate preveč časa z iskanjem dokumentov?

Digitalizirajte dokumente
z dokumentnim sistemom ODiP.

Učinkovito upravljanje dokumentov je ključno za uspeh v sodobnem poslovanju. Naš ODiP DMS digitalizira in avtomatizira delovne procese, kar povečuje produktivnost in preglednost. Zagotavlja varnost in sledljivost dokumentov ter omogoča centralizirano shranjevanje z naprednim iskanjem po vsebini in elektronskim podpisovanjem.

Integracija z drugimi rešitvami dodatno povečuje učinkovitost delovnih procesov. Naši izkušeni svetovalci zagotavljajo uspešno uvedbo sistema, prilagojenega vašim potrebam, kar omogoča uspešno digitalizacijo in optimizacijo poslovanja.

Z uporabo dokumentnega sistema lahko zaposleni dostopajo do potrebnih informacij v povprečju 60% hitreje kot pri uporabi tradicionalnih sistemov.

Katere so funkcionalnosti ODiPa?

Sistem omogoča enostavno preglednost in povezovanje med seboj povezanih dokumentov, kar povečuje organiziranost in učinkovitost.

Vse dokumente lahko urejate in ustvarjate neposredno v sistemu, kar omogoča boljši nadzor in centralizacijo vsebine na enem mestu.

Dokumenti so urejeni po modulih in tipih ter opremljeni z metapodatki, kar omogoča boljšo kategorizacijo in lažje iskanje.

Uporabniki lahko dodajo metapodatke po meri, prilagojene specifičnim potrebam podjetja.

Sistem omogoča komentiranje na dokumentih in obveščanje uporabnikov znotraj sistema ter prek e-pošte, kar izboljšuje komunikacijo in sodelovanje.

Različni in nastavljivi poteki dela omogočajo podjetjem učinkovito obvladovanje svojih procesov in prilagajanje spremembam.

Napredno iskanje po metapodatkih in vsebini dokumentov (Full text search) omogoča hitro in natančno iskanje potrebnih informacij.

Sistem sledi nastajanju, urejanju, pregledovanju in potrjevanju dokumentov, kar povečuje preglednost in skladnost.

Uporabniki lahko nastavijo pravice za upravljanje in vpogled do dokumentov, kar zagotavlja varnost in nadzor nad obdelavo dokumentov.

ODiP DMS omogoča verzioniranje dokumentov in nadzor nad različicami, kar zagotavlja, da so vedno dostopne najnovejše in najbolj točne informacije.

Sistem omogoča označevanje dokumentov z značkami in samodejni prenos metapodatkov, kar olajša kategorizacijo in iskanje.

Izjava o rešitvi

"Lep primer širšega pogleda na digitalizacijo procesov je podpora ukrepom, ki ne zajema samo spremljanja izvajanja ukrepa, ampak je ob tem povezana tudi s kazalniki učinkovitosti, ki pokažejo vpliva na poslovanje.”

Domen Ocepek

Kopa d.d.

Najpogostejša vprašanja in odgovori

Kaj pomeni DMS in kako deluje ODiP?

DMS (Document Management System) je informacijski sistem, ki omogoča zajemanje, shranjevanje, upravljanje in sledenje digitalnim dokumentom in elektronskim slikam papirnih dokumentov. Njegova glavna funkcija je centralizacija vseh dokumentov v podjetju, kar omogoča enostaven dostop, večjo varnost in skladnost z zakonodajnimi zahtevami.

Kratica ODiP pomeni Obvladovanje dokumentov in procesov. Skozi ODiP ne samo, da shranjujemo dokumente in jih opremljamo z metapodatki, temveč tudi obvladujemo procese – potrjevanja in podpisovanja dokumentov znotraj posameznega podjetja. ODiP tako skrbi za napredno brezpapirno poslovanje.

Kako ODiP izboljšuje učinkovitost in produktivnost v podjetjih?

Z ODiP DMS pohitrimo procese dela v podjetju, kot so potrjevanje in podpisovanje, kar prinaša znaten prihranek časa. Prehod na brezpapirno poslovanje in centralizacija vseh dokumentov na enem mestu omogočata prihranek denarja. Sistem omogoča bistveno hitrejše in učinkovitejše iskanje dokumentov z naprednim iskanjem (Elasticsearch) in iskanjem po vsebini dokumentov (Full text search), kar izboljšuje produktivnost in zmanjšuje čas iskanja informacij.

Katere so glavne prednosti uporabe ODiP v primerjavi z drugimi rešitvami za upravljanje dokumentov na trgu?

ODiP DMS ponuja številne prednosti, ki ga ločijo od drugih rešitev za upravljanje dokumentov na trgu:

Avtomatsko in ročno povezovanje dokumentov: Sistem omogoča enostavno preglednost in povezovanje med seboj povezanih dokumentov, kar povečuje organiziranost in učinkovitost.
Urejanje in ustvarjanje dokumentov skozi ODiP: Vse dokumente lahko urejate in ustvarjate neposredno v sistemu, kar omogoča boljši nadzor in centralizacijo vsebine na enem mestu.
Urejenost dokumentov po modulih in tipih: Dokumenti so urejeni po modulih in tipih ter opremljeni z metapodatki, kar omogoča boljšo kategorizacijo in lažje iskanje.
Prilagodljivi metapodatki: Uporabniki lahko dodajo metapodatke po meri, prilagojene specifičnim potrebam podjetja.
Komentiranje in obveščanje: Sistem omogoča komentiranje na dokumentih in obveščanje uporabnikov znotraj sistema ter prek e-pošte, kar izboljšuje komunikacijo in sodelovanje.
Obvladovanje procesov podjetja: Različni in nastavljivi poteki dela omogočajo podjetjem učinkovito obvladovanje svojih procesov in prilagajanje spremembam.
Napredno iskanje: Napredno iskanje po metapodatkih in vsebini dokumentov (Full text search) omogoča hitro in natančno iskanje potrebnih informacij.
Revizijska sled: Sistem sledi nastajanju, urejanju, pregledovanju in potrjevanju dokumentov, kar povečuje preglednost in skladnost.
Nastavljanje pravic za dostop: Uporabniki lahko nastavijo pravice za upravljanje in vpogled do dokumentov, kar zagotavlja varnost in nadzor nad obdelavo dokumentov.
Verzioniranje in nadzor nad različicami: ODiP DMS omogoča verzioniranje dokumentov in nadzor nad različicami, kar zagotavlja, da so vedno dostopne najnovejše in najbolj točne informacije.
Značke na dokumentih: Sistem omogoča označevanje dokumentov z značkami in samodejni prenos metapodatkov, kar olajša kategorizacijo in iskanje.

Ali ODiP omogoča integracijo z obstoječimi poslovnimi orodji in sistemi?

Da, ODiP omogoča integracijo z drugimi poslovnimi orodji in sistemi. Prvič, podpira povezljivost zunanjih ERP sistemov preko API, kot so Kopa ERP, SAP in drugi, kar omogoča nemoteno izmenjavo podatkov med različnimi sistemi. Drugič, ODiP omogoča generiranje poročil in reportov, ki lahko združujejo podatke iz različnih virov za boljše poslovno odločanje. Tretjič, ODiP se integrira s certificiranimi ponudniki e-podpisovanja, kot so Docusign, BetrSign in mSign, kar zagotavlja pravno veljavnost in varnost elektronskih podpisov. Nazadnje, ODiP omogoča integracijo z eArhivom Pošte Slovenije, kar omogoča dolgoročno hrambo in arhiviranje dokumentov skladno z zakonodajnimi zahtevami.

Kako ODiP podpira varnost in skladnost z zakonodajo pri upravljanju dokumentov?

ODiP zagotavlja varnost in skladnost z zakonodajo pri upravljanju dokumentov na več načinov. Omogoča nastavljanje pravic za dostop, kar pomeni, da lahko uporabniki določijo, kdo ima pravice za upravljanje, vpogled in obdelavo dokumentov, s čimer se zagotavlja varnost in nadzor nad obdelavo občutljivih informacij. ODiP se integrira s certificiranimi ponudniki e-podpisov, kar omogoča e-podpisovanje dokumentovskladno z zakonodajnimi zahtevami. Poleg tega ODiP omogoča integracijo s certificiranim ponudnikom e-arhivov, kar zagotavlja dolgoročno hrambo dokumentov v skladu z zakonskimi predpisi.

Koliko časa traja implementacija?

Čas, potreben za implementacijo ODiP DMS, je odvisen od več dejavnikov, vključno z velikostjo podjetja, kompleksnostjo obstoječih sistemov, specifičnimi potrebami podjetja in obsegom prilagoditev. Na splošno pa implementacija običajno traja od nekaj tednov do nekaj mesecev. Manjša podjetja z manj zapletenimi potrebami lahko pričakujejo krajši čas implementacije, medtem ko lahko večja podjetja z bolj kompleksnimi zahtevami potrebujejo daljše obdobje za popolno uvedbo sistema. Naši izkušeni svetovalci vam bodo pomagali pri vseh korakih procesa, od začetne analize potreb do končne uvedbe in usposabljanja uporabnikov, da bo prehod na ODiP DMS čim bolj gladek in učinkovit.

Za katere panoge je ODiP primeren?

Naš ODiP sistem je primeren za podjetja vseh velikosti in iz vseh sektorjev, ki želijo optimizirati upravljanje dokumentov in izboljšati delovne procese. Naše stranke prihajajo iz proizvodnje, zdravstva, finančne industrije, javnega sektorja, izobraževanja in mnogih drugih panog, kjer je učinkovito upravljanje dokumentov ključnega pomena.

ODiP ponuja prilagodljive rešitve, ki se prilagajajo specifičnim potrebam vašega podjetja, omogočajo centralizirano shranjevanje in enostaven dostop do dokumentov ter zagotavljajo visoko raven varnosti in skladnosti z zakonodajo. Izboljšajte svoje poslovanje z ODiP DMS in dosezite višjo raven učinkovitosti in produktivnosti, ne glede na velikost vašega podjetja.