Obračun plač je postal ena najbolj zahtevnih administrativnih nalog v podjetjih. Pa sploh ne zato, ker ljudje ne bi znali delati, ampak, ker je proces vsako leto bolj kompleksen.
Bolniške. Nadure. Dopusti. Regresi. Povračila stroškov. Spremembe zakonodaje. Različni dodatki. Različne evidence. In ogromno preverjanja.
Vse to pomeni, da obračun plač danes ni več samo obračun, pač pa proces, kjer si podjetja zelo težko privoščijo napake.
Ko obračun plač postane mesečni survival mode
Veliko podjetij danes še vedno uporablja kombinacijo različnih načinov dela. Del evidenc vodijo ročno, del podatkov hranijo v Excelovih preglednicah, informacije si izmenjujejo po elektronski pošti, preostali podatki pa so razpršeni po različnih nepovezanih sistemih. Posledično se podatki pogosto podvajajo, usklajevanje traja dlje, pregled nad celotnim procesom pa postaja vse težji.
Na začetku to mogoče še deluje. Potem pa podjetje raste: več zaposlenih, več posebnosti, več odsotnosti, več usklajevanja, več zakonodajnih zahtev in takrat obračun plač pogosto postane eno samo preverjanje dokumentacij povsod naokoli. Največji problem običajno ni sama ekipa. Problem je nepregleden proces.
Ena napačna številka lahko pomeni veliko več kot samo popravek. Pri obračunu plač ni prostora za približno pravilno.
Že ena napačna številka lahko sproži verigo dodatnega dela – od preverjanja podatkov in pojasnjevanja zaposlenim do popravkov obračunov in ponovnega usklajevanja evidenc. Takšne situacije ne pomenijo le izgube časa, temveč tudi dodatno obremenitev za kadrovske in računovodske ekipe, ki nosijo odgovornost za pravilnost celotnega procesa.
Hkrati številna podjetja še vedno uporabljajo več različnih sistemov za kadrovske evidence, prisotnosti in obračun plač, kar močno povečuje možnost napak in nepreglednosti. Vsak, ki je že kdaj delal obračun plač, zelo dobro pozna tiste dneve v mesecu, ko nihče ne diha čisto normalno.
Zakaj podjetja vse bolj digitalizirajo obračun plač?
Ker želijo zmanjšati količino ročnega dela, ki se vsak mesec ponavlja pri obračunu plač. Želijo manj preverjanja, manj podvajanja podatkov med različnimi sistemi ter hitrejši in bolj pregleden proces. Predvsem pa želijo, da konec meseca ne pomeni dodatnega pritiska za kadrovske in računovodske ekipe.
Sodobni sistemi za obračun plač danes niso več zgolj programi za izračun plač. Podjetja pričakujejo rešitve, ki so povezane s kadrovskimi evidencami, omogočajo avtomatski prenos podatkov in zagotavljajo sledljivost vseh sprememb. Pomembna sta tudi podpora zakonodaji ter visoka raven varnosti podatkov. Poleg tega želijo hitrejšo pripravo poročil in manjšo odvisnost od ročnega vnosa ter usklajevanja podatkov, saj prav tam pogosto nastajajo zamude in napake.
Ker cilj danes ni več samo pravilno obračunati plače. Cilj je vzpostaviti proces, ki je zanesljiv, pregleden in ne zahteva nenehnega preverjanja ter usklajevanja podatkov. Podjetja iščejo rešitve, ki zmanjšujejo administrativno breme in omogočajo, da se kadrovske ter računovodske ekipe ukvarjajo z delom, ki ustvarja vrednost, ne pa z iskanjem morebitnih napak.
V podjetju KOPA zato razvijamo rešitev KOPA Plače, ki podjetjem pomaga poenostaviti in optimizirati obračun plač. Rešitev omogoča hitrejši in preglednejši obračun, zmanjšuje odvisnost od ročnega vnosa podatkov ter zagotavlja večjo zanesljivost celotnega procesa. Zasnovana je za podporo tudi zahtevnejšim obračunskim scenarijem, pri tem pa omogoča povezovanje s kadrovskimi evidencami, boljšo sledljivost podatkov in manj administrativnega dela.
Rezultat ni le učinkovitejši obračun plač, temveč tudi boljši pregled nad procesi in manj nepotrebnega stresa ob koncu meseca.
Če obračun plač vsak mesec spremljajo dodatna preverjanja, usklajevanja in občutek, da je treba vse še enkrat pregledati, potem težava običajno ni v ljudeh. Pogosto je težava v procesu in orodjih, ki jih uporabljajo. Takrat podjetje potrebuje sistem, ki bo proces obračuna plač postavil na trdnejše temelje.
Plače bodo vedno zahtevne. Proces pa ni nujno.
Obračun plač bo vedno ostal ena najodgovornejših nalog v podjetju. Ne glede na panogo, velikost podjetja ali število zaposlenih so pričakovanja vedno enaka: pravilno, pravočasno in brez napak.
Prav zato podjetja danes vse več pozornosti namenjajo procesom in orodjem, ki jim pomagajo zmanjšati tveganja ter povečati preglednost dela. Ne zato, ker bi želela nadomestiti ljudi, ampak zato, ker želijo ljudem omogočiti, da svoje znanje in čas namenijo nalogam, kjer ustvarjajo največjo vrednost.
Plače bodo vedno zahtevale natančnost, odgovornost in dobro poznavanje zakonodaje. Ne pomeni pa, da morajo biti z njimi povezani tudi nepregledni postopki, podvajanje podatkov in nenehno preverjanje, ali je vse pravilno.
Ker plače niso nekaj, kar bi si podjetje lahko privoščilo narediti približno. Zato si zaslužijo proces, ki mu lahko zaupate.