Morda imate v podjetju zaposlenega, ki odlično obvlada področje, za katero pravkar iščete novega sodelavca. Pa tega sploh ne veste.
Podjetja običajno zelo dobro vedo, koliko ljudi zaposlujejo, na katerih delovnih mestih delajo in kakšne so njihove zadolžitve. Precej težje pa odgovorijo na vprašanje, kakšna znanja in kompetence imajo njihovi zaposleni tudi zunaj svojih vsakodnevnih nalog.
Nekdo v proizvodnji ima morda izkušnje z vodenjem projektov. Zaposleni v administraciji odlično obvlada tuji jezik, ki bi ga potrebovali v prodaji. Sodelavec, ki že več let opravlja isto delo, pa ima znanje, s katerim bi lahko prevzel zahtevnejše naloge. Takšen potencial pogosto ostane neizkoriščen. Ne zato, ker ga podjetje ne bi želelo razvijati, ampak ker zanj preprosto ne ve.
Ali res potrebujete novega sodelavca?
Ko se v podjetju pojavi potreba po dodatnem znanju, je ena prvih rešitev pogosto nova zaposlitev. Pripravi se razpis, začne se iskanje kandidatov in sledijo razgovori. Iskanje ustreznega sodelavca lahko traja več tednov ali mesecev, ob tem pa zahteva tudi čas vodij in kadrovske službe.
Toda pred začetkom zaposlovanja bi si bilo smiselno zastaviti še eno vprašanje: Ali imamo ustrezno znanje morda že znotraj podjetja?
Če podjetje nima urejenega pregleda nad kompetencami zaposlenih, je na to vprašanje težko odgovoriti. Informacije o znanju zaposlenih so pogosto razpršene med kadrovskimi evidencami, Excelovimi preglednicami in zapiski vodij. Veliko pomembnih informacij pa sploh ni dokumentiranih.
Posledično podjetje težje prepozna zaposlene, ki bi lahko prevzeli nove odgovornosti ali se z dodatnim usposabljanjem razvili za drugo delovno mesto.
Delovno mesto ne pove vsega o zaposlenem
To lahko postane težava predvsem v večjih podjetjih, kjer kadrovska služba ne more osebno poznati vseh zaposlenih in njihovih sposobnosti.
Upravljanje kompetenc zaposlenih zato ni pomembno samo za kadrovsko službo. Je tudi podlaga za boljše poslovne odločitve.
Ko podjetje ve, katera znanja ima na voljo, lažje sestavlja projektne ekipe, načrtuje notranje premestitve in prepoznava potrebe po dodatnem izobraževanju.
Kaj se zgodi, ko pomembno znanje odide iz podjetja?
Poseben izziv nastane, ko podjetje zapusti dolgoletni zaposleni. Morda je bil edini, ki je poznal določen proizvodni postopek. Ali pa je imel specifično znanje, ki ga drugi sodelavci niso potrebovali pri svojem vsakodnevnem delu.
Če podjetje nima pregleda nad kompetencami, se lahko šele ob njegovem odhodu izkaže, kako težko bo najti ustrezno zamenjavo. Takšne situacije je mogoče bolje obvladovati, če podjetje pravočasno prepozna ključna znanja in načrtuje njihov prenos na druge zaposlene. Pri tem ni dovolj zgolj seznam opravljenih izobraževanj. Pomembno je razumeti, katere kompetence posameznik dejansko obvlada, na kakšni ravni in katera znanja bodo v podjetju potrebna v prihodnje.
Kako do boljšega pregleda nad kompetencami zaposlenih?
Prvi korak je sistematičen popis kompetenc. To pomeni, da podjetje opredeli znanja in sposobnosti, ki jih potrebuje za posamezna delovna mesta, ter jih primerja z dejanskimi kompetencami zaposlenih. Na ta način lahko vodje in kadrovska služba hitreje ugotovijo, kje imajo ustrezno usposobljene sodelavce in kje obstajajo vrzeli v znanju.
Takšen pregled je uporaben tudi pri letnih razgovorih in ocenjevanju zaposlenih. Namesto splošnega pogovora o razvoju zaposlenega lahko vodja in sodelavec skupaj opredelita konkretne kompetence, ki jih želi zaposleni razvijati.
S tem postanejo tudi izobraževanja bolj ciljno usmerjena, razvoj zaposlenih pa povezan z dejanskimi potrebami podjetja.
KOPA HRM: ko kompetence zaposlenih postanejo pregledne
KOPA HRM podjetjem omogoča sistematično upravljanje kompetenc zaposlenih in boljši pregled nad znanjem, ki ga imajo na voljo.
Namesto iskanja informacij po različnih dokumentih lahko podjetje kompetence vodi v strukturirani obliki ter jih povezuje z zaposlenimi in delovnimi mesti.
Takšen pristop omogoča boljši pregled nad obstoječimi znanji, prepoznavanje razlik med zahtevanimi in dejanskimi kompetencami ter lažje iskanje ustreznih zaposlenih za posamezne naloge.
Podjetje lahko na podlagi teh informacij učinkoviteje načrtuje izobraževanja, notranje premestitve in razvoj zaposlenih.
KOPA HRM s tem kadrovski službi in vodjem pomaga pri odločitvah, ki temeljijo na dejanskih podatkih o zaposlenih.
Iz prakse: kompetence iz Excelovih tabel v enoten sistem
Kako pomemben je urejen pregled nad kompetencami, kaže tudi primer podjetja BAUMÜLLER d.o.o., kjer so s pomočjo sistema KOPA HRM kompetence zaposlenih iz številnih Excelovih tabel prenesli v strukturirano obliko.
S tem so izboljšali pregled nad kompetencami po zaposlenih in delovnih mestih ter pohitrili iskanje ustreznih informacij. Več o tem, kako je mogoče s sistematičnim upravljanjem kompetenc izboljšati pregled nad znanjem zaposlenih, si lahko preberete v naši dobri praksi upravljanja kompetenc.
Preden iščete nova znanja, preverite tista, ki jih že imate
Iskanje novih sodelavcev bo vedno pomemben del razvoja podjetja. Toda vsake potrebe po dodatnem znanju ni treba najprej reševati z novo zaposlitvijo.
Včasih je smiselno najprej pogledati med ljudi, ki že poznajo podjetje, njegove procese in način dela. Morda imate zaposlenega, ki je pripravljen na novo odgovornost. Ali sodelavca, ki potrebuje le dodatno usposabljanje, da bi lahko prevzel zahtevnejše naloge.
Preden začnete iskati zunaj podjetja, odkrijte, kakšen potencial že imate znotraj njega.
Spoznajte, kako vam lahko KOPA HRM pomaga pri upravljanju kompetenc in razvoju zaposlenih.