Programska rešitev Kopa Obvladovanje Dokumentov in Procesov (skrajšano ODiP) omogoča hitro, preprosto in kakovostno podporo poslovnim procesom. Z ODiP-om z lahkoto ustvarjate in obvladujete dokumente ter poskrbite za standardizacijo postopkov. Ob njegovi implementaciji se definira odgovorne osebe za posamezen korak procesa in tako se zagotovi kakovost obdelave dokumentacije in procesov. Hkrati se določi pravice do upravljanja in vpogleda v dokumente, s čimer se zagotovi varnost obdelave. Nepooblaščene osebe tako ne morejo dostopati do dokumentacije (npr. pogodb, ponudb, računov …) in procesov, do katerih nimajo pooblastil.
Kopa ODiP je intuitiven, mobilen in neodvisen sistem. Uporabljate ga lahko na različnih napravah (namizni računalniki, tablice, pametni telefoni). Z vmesnikom je poskrbljeno za delo v slovenskem, srbskem in angleškem jeziku, možna je tudi prilagoditev na druge jezike.
ODiP ponuja obvladovanje poteka dela (potrditev/podpis dokumentov), kot tudi obvladovanje procesa nastajanja dokumentov, v katerem se dokumenti vsebinsko obdelujejo in urejajo ter gredo po vnaprej določenem postopku do odgovornih oseb, ki opravljeno delo potrdijo oziroma podpišejo.
ODiP lahko uporabljate kot samostojno aplikacijo. Njegova dodana vrednost pa se najlepše pokaže v povezavi z ERP-om in drugimi programskimi rešitvami.
Vse dokumente, ki se ustvarjajo in uporabljajo v ERP sistemu, lahko vodite skozi procese v Kopa ODiP. Ponudbe, naročila kupcev in dobaviteljev, dobavnice in prevzemnice, fakture in dobropise ali reklamacije povežete s Kopa ODiP ter jih vežete na vhodne in izhodne fakture. K dokumentom lahko pripnete načrte, fotografije in druge priponke ter ustvarite končno projektno datoteko.
ODiP modul e-Pogodbe je namenjen obvladovanju dokumentov in procesov za vrsto dokumentov – pogodbe. Modul omogoča izdelavo, urejanje, procesiranje in objavo veljavnih pogodb.
V procesu ustvarjanja, pregledovanja, potrjevanja ter distribuiranja pogodb se izognemo delu z dokumenti v papirni obliki, preprečimo morebitno izgubo dokumentov in povečamo učinkovitost dela, dokumentacija pa je takoj na voljo na centralnem mestu.
Obdelavo nove pogodbe lahko začnete:
- z uvozom datoteke dokumenta, katero ste že pripravili na svojem računalniku,
- s prenosom pripravljenih dokumentov iz skupne mape vaših strežnikov,
- z izdelavo novega dokumenta iz predloge ali
- z izdelavo novega dokumenta, s kopiranjem obstoječega.
Uvozite lahko katero koli vrsto datoteke – tako tiste, ki jih lahko urejamo (npr. doc, docx, xls, xlsx, odt …), kot tudi tiste, ki jih ne moremo urejati (npr. pdf). Sistem podpira številčenje po željenem definiranem vzorcu, verzioniranje dokumentov in pregled nad spremembami.
Med ustvarjanjem in urejanjem pogodb je možno dokumentu dodati priponke (npr. aneks, posebnosti) in/ali povezati dokumente iz ODiPa ter drugih povezanih programskih rešitev (npr. ERP).
Sistem je naravnan tako, da je uporabnikom v vsakem trenutku omogočen dostop do dokumentov in statusov posameznega dokumenta (npr. pregledan, zavrnjen, potrjen …). S tem je zagotovljena sledljivost, hkrati pa je uporabnikom sistema s pomočjo enostavnega iskalnika po različnih kriterijih omogočen dostop do celotnega arhiva, seveda v skladu s pravicami dostopa posameznega uporabnika.
Modul e-pogodbe omogoča tudi integracijo z zunanjim podpisnim sistemom DocuSign.
