Plače
Osnovni paket Kopa Plače (PCE) zajema algoritme za osnovna izplačila v vsakem podjetju: plačo, regres, jubilejno nagrado, odpravnino in poslovno uspešnost. Zagotovljena je informacijska podpora pri izračunu po veljavni zakonodaji. Paket omogoča zajem matičnih in mesečnih podatkov potrebnih za izračun, izplačilo, pripravo datotek in izpisov za posredovanje podatkov bankam, finančni upravi in statistiki, s pomočjo različnih elektronskih povezav. Z dinamičnimi analizami je omogočen enostaven pregled in priprava poročil za potrebe podjetja..
Zajem potrebnih podatkov za izračun plače in drugih prejemkov poteka iz več virov:
- Mesečni podatki - povezava z registracijami
Kopa PCE povezujemo z vsemi zunanjimi ponudniki registracije delovnega časa (Špica, Četrta pot, Jantar …). S pomočjo povezovalne tabele se postavke iz registracije povežejo s postavkami v Kopa PCE. Prenos se izvaja konec meseca in se, v primeru morebitnih popravkov na strani registracije, lahko ponavlja. Preneseni podatki se povežejo z vrstami knjižb v Kopa plačah, s potrditvijo pa se nato prenesejo v masko za mesečne podatke in so pripravljeni za nadaljnji obračun.
- Matični podatki - povezava s kadrovsko evidenco
Matične podatke pridobivamo iz Kopa HRM ali pa se povezujemo z drugimi HRM ponudniki. Prenos v Kopa PCE se izvaja kadarkoli v mesecu, obvezno pa do obračuna osebnih prejemkov.
- Konstante OE, stroškovnih mest, tarifnih oz. plačilnih razredov delavcev
Konstante so vrednosti, ki veljajo za večjo skupino ljudi (konstante OE, stroškovnih mest, tarifnih/plačilnih razredov) oz. veljajo dlje časa (konstante delavcev). Določene vrednosti se na konstante delavcev lahko zapišejo že s prenosom iz kadrovske evidence. Vrednosti iz konstant se zajemajo v obračunih.
- Lestvice
Poleg davčne lestvice, prispevkov iz in na plače, lestvico z % dodatka za delovno dobo in za stalnost, lahko v izračun vključujemo tudi druge poljubne lestvice (npr. cenik avtobusnih prevozov po kilometrih).
Aplikacija omogoča vzporedne obračune na istih mesečnih podatkih, simulacijo z raznimi spremembami (npr. vrednosti količnika) ter primerjavo simulacij z rednimi obračuni.
Obračun drugih osebnih prejemkov (podjemne pogodbe, sejnine, obvezna praksa, najemnine …)
Nadgradnja osnovnega paketa zajema algoritme in ostale nastavitve za izplačila osebnih prejemkov (podjemne pogodbe, sejnine, obvezna praksa, najemnine …). Pogoj za uporabo tega sklopa je, da so vsi prejemniki osebnih prejemkov zavedeni v kadrovski evidenci z ustreznim statusom.
S 1. 2. 2020 je papirno potrdilo o upravičeni zadržanosti od dela nadomestil elektronski bolniški list – eBOL. V Kopi smo zagotovili povezavo Kopine aplikacije s portalom SPOT ter avtomatizirali prejem elektronskih bolniških listov v aplikacijo plač. Prepoznavanje ustreznih vrst knjižb poteka na osnovi različnih opredelitev – vzroka zadržanosti, datuma prve zadržanosti in trajanje bolniške. Podatki avtomatsko napolnijo tabelo za boleznine, ki pa še vedno omogoča ročne popravke in dopolnitve morebitnih izpadlih bolniških listov.
Svojim uporabnikom smo zagotovili tudi elektronsko oddajanje refundacijskih zahtevkov – eNDM. Aplikacija je bila predhodno preverjena in potrjena s strani ZZZS. Uporabnik potrebuje le digitalno potrdilo, s katerim dostopa do portala.
Elektronska vlaganja refundacijskih zahtevkov prek portala SPOT prinaša številne prednosti, ključne pa so naslednje:
- Omogoča se elektronski vnos zahtevka in pripadajočih obračunov prek elektronskega obrazca na portalu SPOT. S tem se manjšim delodajalcem, ki za obračun plač in nadomestil uporabljajo enostavnejše informacijske rešitve, omogoči sodobna elektronska pot komunikacije z ZZZS.
- Omogoča se uvoz podatkov za zahtevek in obračun iz izvornih računovodskih aplikacij (spletni vmesnik). Ključna korist pri tem je za velike delodajalce, saj odpade potreba po večkratnem ročnem vnosu podatkov.
- Omogoča se preverjanje vnesenih podatkov obračuna še pred oddajo zahtevka in informativni izračun nadomestila za posamezen obračun. S to funkcionalnostjo se delodajalcu omogoči, da ob vnosu podatkov s pomočjo formalnih in logičnih kontrol zmanjša možnost napak pri vnosu. Prav tako se zmanjšajo napake na strani ZZZS, saj ni več potrebno vnašanje podatkov v interno računalniško aplikacijo.
- Omogoča se pregledovanje vloženih zahtevkov. Delodajalec, ki je vložil zahtevek za refundacijo lahko kadar koli sam preveri, v kakšnem statusu je zahtevek in za katere obračune je bilo izvedeno plačilo.
Povezava z registracijami delovnega časa
Kopo PCE povezujemo z vsemi zunanjimi ponudniki registracije delovnega časa (Špica, Četrta pot, Jantar itd.). S pomočjo povezovalne tabele se postavke iz registracije povežejo s postavkami v Kopa PCE, podatki pa se s prenosom prenesejo v plačne tabele.
Službeno potovanje je tista pot, ki ne predstavlja rednega dela na sedežu delodajalca oziroma v kraju, dogovorjenem v pogodbi o zaposlitvi. Za službeno pot je treba izdati potni nalog, z vsemi potrebnimi elementi za pravilen obračun stroškov potovanja. Po zaključku službene poti je treba izdelati obračun stroškov – opredeliti čas trajanja službene poti, število opravljenih kilometrov v primeru uporabe lastnega prevoznega sredstva, priložiti račune, karte ter druga dokazila za stroške, ki so nastali na službeni poti.
Aplikacija je nadgrajena z možnostjo obračuna različnih vrst kilometrin – izračun kilometrine s pomočjo povezave z Google Maps, povezavo z delovnimi nalogi (delitev stroškov po delovnih nalogih), spremljanje stroškov po različnih poslovnih partnerjih (npr. analiza obiskov pri strankah prodajnih referentov v podjetju), različnimi cenami kilometrin za vozila, ki so v uporabi zaposlenih.
- Na vstopni strani najdemo grafični prikaz bruto plače za zadnjih dvanajst mesecev, s strukturo plače za celotno podjetje.
- Aplikacija nas opozori, komu od zaposlenih poteče pogodba.
Uporabniška navodila:
- Podrobna navodila znotraj Kopa PCE, v pdf obliki, za vsako aplikacijo posebej in dodatna navodila. Navodila se dopolnjujejo in posodabljajo z vsako novo verzijo.
